“國(guó)家電網(wǎng)有限公司輸變電項(xiàng)目2019年第五次設(shè)備材料招標(biāo)采購(gòu)合同正在進(jìn)行電子化簽約。往年這時(shí)候，我們還在加班加點(diǎn)跟供應(yīng)商面對(duì)面簽合同，天天不停地蓋章?，F(xiàn)在，通過(guò)電子化簽約，半分鐘就能簽一份合同，后續(xù)的結(jié)算工作也可以在手機(jī)APP上辦理。”10月25日，提到物資合同簽約結(jié)算電子化，國(guó)網(wǎng)河南省電力公司供應(yīng)商服務(wù)中心合同簽約專責(zé)閆朝陽(yáng)說(shuō)，從前溝通只能“面對(duì)面”，現(xiàn)在辦事只需“鍵對(duì)鍵”。
2017年年底，國(guó)網(wǎng)河南電力創(chuàng)新物資管理工作，實(shí)施“豫電物資合同簽約結(jié)算電子化”項(xiàng)目，陸續(xù)實(shí)現(xiàn)合同電子簽章、“三單”（到貨驗(yàn)收單、投運(yùn)單、質(zhì)保單）電子簽批、發(fā)票池自動(dòng)處理、支付融合智能結(jié)算。今年1月，物資合同簽約結(jié)算新模式在國(guó)網(wǎng)河南電力系統(tǒng)全面落地應(yīng)用。
電子簽章 讓合同簽約更透明
近年來(lái)，河南電網(wǎng)建設(shè)規(guī)模逐年擴(kuò)大，工程物資合同簽約結(jié)算任務(wù)量成倍增長(zhǎng)，電力物資簽約年均業(yè)務(wù)量高達(dá)20萬(wàn)份。由于合同、采購(gòu)供貨單均為紙質(zhì)，且一式三份，甲乙雙方需當(dāng)面簽字蓋章，每年僅各方加蓋印章就達(dá)60萬(wàn)次。
“2017年，公司對(duì)電子簽章應(yīng)用提出指導(dǎo)意見。我們成立信息化專項(xiàng)工作小組，開展的第一個(gè)重點(diǎn)信息化項(xiàng)目是電子商務(wù)平臺(tái)合同自動(dòng)電子簽章功能研發(fā)。當(dāng)年年底，‘電子簽章’小插件成功上線，不僅陸續(xù)實(shí)現(xiàn)了電子簽章全覆蓋，而且優(yōu)化提升為自動(dòng)處理?！焙幽想娏ξ镔Y公司合同管理部副主任孟憲勝介紹。
為確保電子簽章真實(shí)有效，信息化專項(xiàng)工作小組成員基于電子商務(wù)平臺(tái)制作電子章，植入中國(guó)金融認(rèn)證中心（CFCA）身份認(rèn)證，保證了簽章的法律效力。同時(shí)，專項(xiàng)工作小組不斷優(yōu)化插件功能，實(shí)現(xiàn)了程序一鍵啟動(dòng)、自動(dòng)執(zhí)行、批量處理?！艾F(xiàn)在完成一份合同簽章僅需30秒，還可以指定位置。遠(yuǎn)程異地電子化簽約時(shí)間也由幾天變成幾秒鐘?！鄙綎|魯能光大電力器材有限公司業(yè)務(wù)員喻小平實(shí)實(shí)在在感受到了合同電子簽章的便利。
2018年年初，國(guó)網(wǎng)河南電力在采購(gòu)供貨單全部實(shí)現(xiàn)電子簽章的基礎(chǔ)上，全面擴(kuò)大電子簽章范圍，實(shí)現(xiàn)合同電子簽章全覆蓋。截至今年9月底，該公司已完成電子化簽署合同3萬(wàn)余份、協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)供貨單35萬(wàn)余份，不僅有效降低了合同簽約成本和風(fēng)險(xiǎn)，也大幅提升了工作效率和管理水平。
電子簽批 單據(jù)辦理可視化
有了合同電子簽章的成功經(jīng)驗(yàn)，國(guó)網(wǎng)河南電力開始在物資結(jié)算環(huán)節(jié)實(shí)施電子化改革創(chuàng)新。以往，結(jié)算手續(xù)均為線下辦理，需供應(yīng)商傳遞大量紙質(zhì)單據(jù)，流轉(zhuǎn)慢、易丟失、差旅成本高?；鶎訂挝缓炁w章手續(xù)繁瑣、鏈條長(zhǎng)、周期長(zhǎng)。供應(yīng)商服務(wù)中心手工驗(yàn)審票據(jù)，并需多系統(tǒng)交叉處理業(yè)務(wù)，工作量大、辨?zhèn)坞y、歸檔難。
以到貨驗(yàn)收單辦理流程為例，供應(yīng)商送貨前需在電子商務(wù)平臺(tái)上打印并填寫到貨驗(yàn)收單，送貨后前往各市縣供電公司，分別找工程項(xiàng)目管理部門、施工方、監(jiān)理方、物資部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，再遞交紙質(zhì)單據(jù)、發(fā)票、收款收據(jù)等至供應(yīng)商服務(wù)中心，辦理到貨款結(jié)算。投運(yùn)單、質(zhì)保單辦理手續(xù)也是如此。有時(shí)完成一份合同結(jié)算，供應(yīng)商需往返10余次。
2018年，國(guó)網(wǎng)河南電力調(diào)整ERP相關(guān)功能模塊，并同步開發(fā)上線“掌上單據(jù)”手機(jī)APP。該公司提前收集管控用戶權(quán)限，實(shí)現(xiàn)收貨信息手機(jī)掃碼、單據(jù)簽批流轉(zhuǎn)手機(jī)確認(rèn)及查詢、簽批人和時(shí)間手機(jī)記錄，取代紙質(zhì)介質(zhì)、人工簽章、線下跑單，保證單據(jù)安全、有效、完整、準(zhǔn)確、可追溯。同時(shí)，該公司將銀行回單及短信推送相結(jié)合，作為收款憑證，取代紙質(zhì)收據(jù)，并增設(shè)質(zhì)保期滿自動(dòng)提醒功能，通過(guò)ERP和APP推送至項(xiàng)目單位，通過(guò)APP推送至供應(yīng)商，有效防范質(zhì)保金逾期，確保按時(shí)完成合同結(jié)算。
“我負(fù)責(zé)的南陽(yáng)、周口、商丘、焦作、洛陽(yáng)等多個(gè)城市的項(xiàng)目都遠(yuǎn)程完成了單據(jù)電子化辦理，‘掌上單據(jù)’APP真是方便快捷?！弊钤缡褂秒娮踊Y(jié)算的供應(yīng)商、中國(guó)電建集團(tuán)河南電力器材有限公司的業(yè)務(wù)員段加加說(shuō)。今年3月14日，周口太康高朗35千伏輸變電工程物資到貨后，段加加一天就完成了項(xiàng)目、施工、監(jiān)理和屬地物資公司在線簽批，并實(shí)時(shí)查詢到貨驗(yàn)收單辦理狀態(tài)。
目前，在新結(jié)算模式下，電子單據(jù)已實(shí)現(xiàn)全省范圍線上辦理，結(jié)算單據(jù)簽批、流轉(zhuǎn)、驗(yàn)審等處理時(shí)長(zhǎng)由半個(gè)月縮短至3分鐘。截至9月底，“三單”電子化已覆蓋全省電網(wǎng)物資合同結(jié)算業(yè)務(wù)，完成線上發(fā)起、審批、傳遞等電子流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)共1.6萬(wàn)條，累計(jì)結(jié)算金額19.7億元。
電子支付 物資結(jié)算更便捷
今年3月，剛通過(guò)“掌上單據(jù)”APP流轉(zhuǎn)完成到貨驗(yàn)收單的江東金具設(shè)備有限公司業(yè)務(wù)員王陽(yáng)，又為遞交小額發(fā)票犯了愁：“專門為遞交發(fā)票跑一趟鄭州，差旅費(fèi)比發(fā)票金額還高，如果積攢多次一起遞交，又影響單位資金回籠和生產(chǎn)進(jìn)度?！敝钡耐蹶?yáng)向國(guó)網(wǎng)河南電力供應(yīng)商服務(wù)中心尋求幫助。
“只要發(fā)票開出，我們就可以將國(guó)稅系統(tǒng)的發(fā)票數(shù)據(jù)調(diào)取過(guò)來(lái)，您不需要親自到現(xiàn)場(chǎng)辦理業(yè)務(wù)，只需將紙質(zhì)發(fā)票郵寄過(guò)來(lái)就行?！眹?guó)網(wǎng)河南電力供應(yīng)商服務(wù)中心票據(jù)驗(yàn)審專責(zé)曹秀青告訴王陽(yáng)。
原來(lái)，2018年11月，國(guó)網(wǎng)河南電力依托財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)搭建了“發(fā)票池”，只要發(fā)票開出，就可第一時(shí)間調(diào)取發(fā)票數(shù)據(jù)。供應(yīng)商既可現(xiàn)場(chǎng)勾選匹配訂單，也可利用二維碼將通用發(fā)票交接單關(guān)聯(lián)發(fā)票信息和訂單信息，并郵寄到供應(yīng)商服務(wù)中心，由驗(yàn)審人員掃描二維碼匹配，無(wú)需現(xiàn)場(chǎng)遞交。驗(yàn)審人員在收到紙質(zhì)發(fā)票之前即可自動(dòng)完成訂單、稅率、金額等全票面信息的預(yù)校驗(yàn)，異常發(fā)票還可自動(dòng)提醒過(guò)濾，高效完成發(fā)票校驗(yàn)一鍵審核、入賬憑證智能生成。
此外，國(guó)網(wǎng)河南電力還創(chuàng)新開展支付融合智能結(jié)算業(yè)務(wù)，打通ERP與財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)接口，資金預(yù)算自動(dòng)傳輸；自動(dòng)生成電子付款審批表，取代手工簽字，實(shí)時(shí)記錄實(shí)名簽批和時(shí)間，全鏈條簽批流轉(zhuǎn)最快一天即可完成；增設(shè)風(fēng)險(xiǎn)管控關(guān)口，系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警提醒涉訴、違約等問(wèn)題供應(yīng)商，保障資金安全；融合多任務(wù)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)一鍵提報(bào)、線上審核一鍵簽批、支付制證一鍵生成、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警一鍵管控。
截至9月底，今年河南電力物資公司在簽約結(jié)算新模式下完成支付業(yè)務(wù)1.3萬(wàn)筆，累計(jì)金額15.2億元，在公司系統(tǒng)率先實(shí)現(xiàn)了智慧結(jié)算。
