?目前，一些國(guó)家供電單位都儲(chǔ)存著大量的客戶文檔資料，大部分為紙質(zhì)的文檔材料原件，這些材料需要長(zhǎng)時(shí)間保存嗎，但是當(dāng)前的檔案室難以滿足日常的業(yè)務(wù)需要，急需建造一種智能檔案室，不僅能節(jié)省空間，還能快速查找所需文檔。所以對(duì)傳統(tǒng)檔案室改造升級(jí)迫在眉睫。
目前國(guó)家供電企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題：
1、檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng);
2、檔案存放次序較易被打亂;
3、檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng);
4、檔案的盤(pán)點(diǎn)操作不科學(xué);
5、對(duì)失效檔案的管理滯后;
6、單位面積的館藏量小。
針對(duì)上述問(wèn)題，唐山創(chuàng)通科技有限公司自主研發(fā)了專供供電企業(yè)使用的密集柜。這種國(guó)家電網(wǎng)密集柜采用RFID射頻識(shí)別技術(shù)可實(shí)現(xiàn)：檔案盒級(jí)的自動(dòng)識(shí)別功能、檔案盒級(jí)的在線盤(pán)點(diǎn)功能。國(guó)家電網(wǎng)密集柜對(duì)檔案的檢索精確到盒，一鍵查找，柜體自動(dòng)打開(kāi)，倉(cāng)位指示燈閃爍提示。國(guó)家電網(wǎng)密集柜不僅節(jié)省了儲(chǔ)存空間，提高了檔案管理效率，而且為檔案營(yíng)造了良好的儲(chǔ)存環(huán)境，延長(zhǎng)了檔案的保存期限。
國(guó)家電網(wǎng)密集柜功能
1、具有出入庫(kù)引導(dǎo)功能
檔案管理人員能夠按照智能引導(dǎo)(架體自動(dòng)打開(kāi)，語(yǔ)音提示，燈光閃爍)找到所查找的檔案或檔案應(yīng)放還的正確位置。
2、具有檔案盒的在位監(jiān)測(cè)功能，使檔案管理人員能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控密集柜中的盒位狀態(tài)。
倉(cāng)位感應(yīng)器獲取每個(gè)倉(cāng)位的存放狀態(tài)，當(dāng)檔案盒放到倉(cāng)位上后，遮擋紅外感應(yīng)器發(fā)光管，檔案盒對(duì)發(fā)射光線產(chǎn)生反射現(xiàn)象，接收管接收到反射光線后判斷出感應(yīng)器處于遮擋狀態(tài)，從而確定該倉(cāng)位處于檔案盒存放狀態(tài)即滿倉(cāng)狀態(tài)。同理，取走檔案盒后，感應(yīng)器不被遮擋，判斷該倉(cāng)位處于空倉(cāng)狀態(tài)。
3、實(shí)現(xiàn)檔案盒的智能識(shí)別功能
當(dāng)有檔案盒被取出或放入盒位時(shí)，實(shí)時(shí)讀取檔案盒上的標(biāo)簽信息，獲取此檔案盒的相關(guān)信息。
4、自動(dòng)感應(yīng)機(jī)制
倉(cāng)位感應(yīng)器獲取每個(gè)倉(cāng)位的存放狀態(tài)，當(dāng)檔案盒放到倉(cāng)位上后，遮擋紅外感應(yīng)器發(fā)光管，檔案盒對(duì)發(fā)射光線產(chǎn)生反射現(xiàn)象，接收管接收到反射光線后判斷出感應(yīng)器處于遮擋狀態(tài)，從而確定該倉(cāng)位處于檔案盒存放狀態(tài)即滿倉(cāng)狀態(tài)。同理，取走檔案盒后，感應(yīng)器不被遮擋，判斷該倉(cāng)位處于空倉(cāng)狀態(tài)。
5、錯(cuò)誤提示
檔案位置存取錯(cuò)誤提示：為了極大限度的避免人員操作失誤誤造成的檔案存取錯(cuò)誤，設(shè)有檔案存取錯(cuò)誤提示功能。
國(guó)家電網(wǎng)密集柜檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用效益
依靠智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準(zhǔn)確性也有了質(zhì)的提升。通過(guò)館藏清點(diǎn)，不僅能掌握準(zhǔn)確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實(shí)時(shí)位置信息，實(shí)現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。
借助智能檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)檔案架及粘貼有RFID標(biāo)簽的檔案資料的掃描，可以對(duì)檔案進(jìn)行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統(tǒng)計(jì)特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉(cāng)庫(kù)架位分布圖融合后，可以建立出詳細(xì)的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機(jī)界面。
國(guó)家電網(wǎng)密集柜檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是RFID多項(xiàng)技術(shù)的綜合應(yīng)用，應(yīng)用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。
唐山創(chuàng)通科技有限公司專注于智能密集柜的研發(fā)和生產(chǎn)，憑借其高質(zhì)量產(chǎn)品、雄厚實(shí)力及優(yōu)質(zhì)服務(wù)，在業(yè)界贏得了良好口碑。目前創(chuàng)通國(guó)家電網(wǎng)密集柜行銷全國(guó)，已成功服務(wù)于上千家客戶，涉及電力、石油、銀行、司法等中國(guó)領(lǐng)域，開(kāi)創(chuàng)了檔案管理智能化時(shí)代！
